1. Inscription et conditions de participation

L'inscription aux séjours organisés par insieme Vaud est réservée aux membres d'insieme Vaud en situation de handicap mental.

Chaque séjour est organisé en fonction des moyens humains, matériels et des compétences disponibles. Avant toute inscription définitive, insieme Vaud évalue si les besoins d'accompagnement de la personne sont compatibles avec les caractéristiques du séjour.

L'inscription peut être refusée lorsque les besoins d'accompagnement dépassent les capacités disponibles ou lorsque la sécurité et le bien-être du/de la participant·e, des autres participant·e·s ou de l'équipe ne peuvent pas être raisonnablement garantis.

La décision d'admission tient compte des besoins individuels de la personne et des caractéristiques du séjour. Lorsque cela est possible, insieme Vaud informe la personne concernée ou son représentant des raisons de la décision et peut l'orienter vers une structure plus adaptée.

Pour que l'inscription soit prise en compte, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Ne pas nécessiter l'encadrement de plus d'un·e moniteur·ice par participant·e.
• Être capable de monter des escaliers de manière autonome ou avec un léger soutien.
• Être en bonne santé habituelle et ne pas nécessiter de soins médico-techniques dispensés par du personnel qualifié.
• Ne pas présenter de troubles du comportement ou de troubles psychiques importants susceptibles de compromettre le bon déroulement du séjour.
• Avoir transmis un dossier complet et à jour, y compris la fiche d'urgence.
• Disposer des assurances requises et fournir les justificatifs demandés.
• Avoir réglé le montant du séjour avant le départ.
• Disposer d'une personne référente joignable pendant toute la durée du séjour et en mesure d'intervenir en cas de problème.

2. Comportement, sécurité et respect des personnes

Les séjours sont des espaces de vacances, de loisirs et de vie collective. Chaque participant·e doit pouvoir y évoluer dans un environnement respectueux et sécurisé.

Les comportements suivants ne sont pas acceptés :

• les violences physiques ;
• les menaces graves ;
• le harcèlement ;
• les comportements à caractère sexuel non consentis ;
• les comportements mettant sérieusement en danger le/la participant·e, les autres participant·e·s ou l'équipe ;
• le non-respect répété des consignes de sécurité malgré les mesures d'accompagnement mises en place.

Les difficultés comportementales ou psychiques connues avant le séjour doivent être communiquées à insieme Vaud dans le dossier d'inscription. Ces informations doivent permettre à l'équipe de comprendre les besoins de la personne et, lorsque cela est possible, de disposer de stratégies adaptées en cas de crise.

Une difficulté comportementale ou une crise liée au handicap ne constitue pas, à elle seule, un motif automatique d'exclusion ou de renvoi.

En cas de crise ou de comportement mettant en danger la personne ou son entourage, l'équipe prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et contacte la personne référente.

Si, malgré ces mesures, la poursuite du séjour n'est plus raisonnablement compatible avec la sécurité ou le bien-être du/de la participant·e, des autres participant·e·s ou de l'équipe, insieme Vaud peut décider d'un retour anticipé.

La personne référente est informée dans les meilleurs délais et les modalités du retour sont organisées avec elle.

Lorsque le retour anticipé résulte d'une situation imprévisible ou d'une urgence, les frais de transport sont, sauf disposition contraire ou faute de l'association, à la charge du/de la participant·e, de son représentant légal, de sa famille ou de l'institution qui l'accompagne.

La décision de retour anticipé est prise de manière proportionnée à la situation et tient compte, dans la mesure du possible, des besoins et de la dignité de la personne concernée.

3. Santé

Au début du séjour, le/la participant·e doit présenter un état de santé compatible avec le séjour et les activités prévues.

En cas de traitement en cours, de fin de traitement ou d'état de santé nécessitant une attention particulière, un certificat médical, des instructions médicales ou un protocole de suivi peuvent être demandés.

Les collaborateur·ice·s d'insieme Vaud ne remplacent pas les professionnel·le·s de santé et ne sont pas habilité·e·s à effectuer des soins ou actes médico-techniques pour lesquels ils/elles ne disposent pas des compétences ou autorisations nécessaires.

En cas de détérioration de l'état de santé pendant le séjour, l'équipe prend les mesures nécessaires et peut faire appel aux services médicaux ou d'urgence. Si la poursuite du séjour n'est plus possible, insieme Vaud peut organiser le retour du/de la participant·e en concertation avec la personne référente.

4. Médication

La fiche d'urgence d'insieme Vaud doit être dûment complétée avant le séjour. Elle doit notamment mentionner l'ensemble des médicaments, leur dosage, leur fréquence et, si nécessaire, les modalités particulières d'administration.

La personne référente confirme par sa signature l'exactitude des informations transmises et leur conformité avec les prescriptions médicales en vigueur. Les fiches de médication des établissements socio-éducatifs ne sont pas acceptées.

Le/la participant·e doit apporter l'ensemble de sa médication ainsi que les réserves en quantité suffisante et dans un conditionnement approprié : les comprimés dans un semainier clairement identifié et les autres médicaments dans une pochette ou un contenant identifié à son nom.

Toute modification du traitement doit être communiquée immédiatement à insieme Vaud et accompagnée des informations nécessaires. Si la prise en charge ne peut pas être assurée dans des conditions sûres, insieme Vaud peut reporter ou refuser la participation au séjour.

Le suivi médical du/de la participant·e reste de la responsabilité des professionnel·le·s de santé qui assurent habituellement son suivi.

5. Dossier du/de la participant·e

Le dossier doit être complet, exact et à jour. Le parent, le/la curateur·ice ou l'équipe institutionnelle atteste l'exactitude des informations fournies.

Tout changement concernant notamment l'état de santé, la médication, l'autonomie, les besoins d'accompagnement, le comportement ou les coordonnées de la personne référente doit être communiqué immédiatement à insieme Vaud et, au plus tard, avant le départ.

En l'absence d'informations ou de documents nécessaires à la sécurité et à l'accompagnement du/de la participant·e, la participation au séjour peut être reportée ou annulée.

6. Paiement

La convocation et la facture sont transmises environ 60 jours avant le début du séjour.

Le montant facturé, comprenant les éventuelles taxes applicables et la participation liée à l'allocation pour impotent lorsqu'elle est applicable, doit être payé avant le début du séjour.

En cas de difficulté financière, la personne concernée est invitée à contacter insieme Vaud dès que possible afin de rechercher une solution adaptée.

En cas de non-paiement persistant après rappel, insieme Vaud peut suspendre l'inscription à de futurs séjours jusqu'à régularisation de la situation.

Le secteur du conseil-soutien peut être sollicité afin d'examiner les possibilités d'aide ou d'arrangement.

7. Assurances

Le/la participant·e doit disposer des assurances nécessaires pendant toute la durée du séjour, notamment :

• assurance-maladie ;
• assurance-accidents ;
• assurance responsabilité civile.

Les justificatifs peuvent être demandés avant le départ.

8. Annulation par le/la participant·e

L'annulation du séjour est gratuite jusqu'à 60 jours avant la date prévue du départ.

En cas d'annulation moins de 60 jours avant le départ, les frais effectivement engagés par insieme Vaud peuvent être facturés, dans la limite du montant total du séjour.

Nous recommandons de souscrire une assurance annulation couvrant, selon les conditions de la police, les frais liés à une annulation.

9. Annulation ou modification du séjour par insieme Vaud

Si insieme Vaud doit annuler ou modifier substantiellement un séjour, la personne inscrite en est informée dans les meilleurs délais.

En cas d'annulation du séjour par insieme Vaud, les montants déjà versés pour la prestation annulée sont remboursés, sous réserve des frais ou prestations supplémentaires expressément acceptés par le/la participant·e.

Si la participation d'une personne doit être refusée avant le départ en raison d'informations nouvelles concernant ses besoins d'accompagnement ou son état de santé, insieme Vaud informe la personne concernée ou son représentant et précise, dans la mesure du possible, les modalités financières applicables.

10. Situations d'urgence

En cas d'urgence, notamment de maladie, d'accident, de crise ou de situation présentant un danger, l'équipe prend les mesures nécessaires pour protéger le/la participant·e et le groupe.

Elle peut notamment :

• contacter les services d'urgence ;
• contacter un médecin ou un autre professionnel de santé ;
• contacter la personne référente ;
• accompagner le/la participant·e dans un service médical lorsque cela est possible ;
• organiser un retour au domicile lorsque la situation le justifie.

Une personne référente doit être joignable pendant toute la durée du séjour.

En cas d'urgence grave, les décisions nécessaires peuvent être prises immédiatement afin de protéger la santé ou la sécurité de la personne concernée ou du groupe.

11. Transports

Pour les séjours d'une ou deux semaines, l'aller et le retour sont organisés par la famille, le représentant légal ou l'institution responsable du/de la participant·e.

En cas de besoin, insieme Vaud peut communiquer les coordonnées de services de transport adaptés.

Pour les week-ends et longs week-ends, l'aller et le retour sont organisés par insieme Vaud depuis la Fondation Eben-Hézer, Chemin de Rovéréaz 25, 1012 Lausanne, selon les modalités communiquées dans la convocation.

Les horaires et modalités de transport sont communiqués avant le départ.

12. Objets personnels

Il est recommandé d'indiquer clairement le nom du/de la participant·e sur ses effets personnels.

Les objets non identifiés et non réclamés peuvent, après un délai raisonnable et une tentative d'identification, être remis à une œuvre caritative.

Il est recommandé de ne pas apporter d'objets de valeur, notamment des bijoux, des sommes importantes d'argent ou des appareils électroniques.

Le/la participant·e reste responsable des objets personnels qu'il/elle choisit d'apporter au séjour.

En cas de perte ou de dommage, insieme Vaud examine la situation au cas par cas. Les limitations de responsabilité prévues par le droit applicable demeurent réservées.

13. Hébergement

Les chambres individuelles sont attribuées par les responsables du séjour, en fonction des disponibilités et des besoins des participant·e·s. Une chambre individuelle ne peut donc pas être garantie pour la durée du séjour.

14. Argent de poche

Le montant d'argent de poche recommandé est indiqué dans la convocation.

Les participant·e·s suffisamment autonomes peuvent gérer eux-mêmes leur argent.

Lorsque l'argent est confié à l'équipe pour être conservé ou géré, les modalités de conservation et d'utilisation sont définies avec le/la participant·e et/ou son représentant.

Il est recommandé de ne pas apporter de sommes supérieures au montant nécessaire au séjour.

En cas de perte ou de vol, insieme Vaud examine les circonstances et les mesures de sécurité qui avaient été prises.

15. Protection des données personnelles

insieme Vaud traite les données personnelles nécessaires à l'organisation, à la sécurité et au bon déroulement des séjours.

Ces données peuvent notamment concerner les coordonnées, les besoins d'accompagnement et, lorsque cela est nécessaire, les informations de santé. Elles sont traitées uniquement dans la mesure nécessaire et font l'objet d'une protection adaptée.

Lorsque des données doivent être transmises à des tiers, notamment dans le cadre du financement des séjours, insieme Vaud en informe la personne concernée ou son représentant.

Les données sensibles ne sont communiquées qu'aux personnes ou organismes qui en ont besoin et lorsque cela est justifié.

Les modalités de traitement des données et les droits des personnes concernées sont détaillés dans la déclaration de protection des données d'insieme Vaud.

16. Photos et vidéos

Des photos et vidéos peuvent être réalisées durant les séjours à des fins de documentation et de communication d'insieme Vaud.

La publication d'images permettant d'identifier un·e participant·e est soumise à une autorisation distincte. Cette autorisation est facultative et son refus n'a aucune incidence sur la participation au séjour.

L'autorisation précise les utilisations prévues, notamment sur le site Internet, les réseaux sociaux ou dans les publications d'insieme Vaud.

Un groupe WhatsApp peut être créé pour chaque séjour afin de permettre aux parents, proches et participant·e·s de recevoir et de partager des photographies du séjour. Ces images sont destinées à un usage privé et ne doivent pas être diffusées en dehors du groupe sans l'accord des personnes concernées.

Toute personne ne souhaitant pas apparaître sur ces photos peut le signaler à insieme Vaud.

Le consentement peut être retiré pour les utilisations futures.

17. Entrée en vigueur et acceptation

L'inscription à un séjour implique que le/la participant·e et, le cas échéant, son représentant légal aient pris connaissance des présentes conditions de participation.

insieme Vaud reste disponible avant le séjour pour répondre aux questions concernant les besoins d'accompagnement, la santé, la médication, les transports, les assurances et les modalités pratiques.

En cas de contradiction entre les présentes conditions et une disposition impérative du droit suisse, cette dernière prévaut.

Septembre 2026